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投标文件的编制和密封“学问多”你都做对了吗?

作者:刘跃华 发布于:2019-06-11 09:28:12 来源:政府采购信息报/网
  《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号,以下简称“87号令”)是目前规范公开招标和邀请招标政府采购项目的动作规范和程序要求。87号令第四十一条规定:“开标时,应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况;经确认无误后,由采购人或者采购代理机构工作人员当众拆封,宣布投标人名称、投标价格和招标文件规定的需要宣布的其他内容”。本条所指的要点一是投标文件的密封,二是唱标内容。对于后者很好理解,但对于前者——投标文件的密封,很多投标人做得较好,但总有一些投标人对投标文件的编制、密封做得不够认真和规范,以至于在接受查验时因不符合要求而败下阵来,令人非常可惜。这种还没有上战场就因自己不负责任的行为而惨遭全军覆没的案例是经常发生的,如何杜绝这种现象的发生,笔者以为有必要提高投标人对投标文件密封重要性的认识,把投标标书编制和密封工作认真扎实的做好、做彻底,为采购项目提交一份经得起检验的投标文件。
 
  投标文件的分类编制
 
  对于从事政府采购活动的供应商来说,制作投标文件时一般会很有经验地把投标文件按照价格文件、商务文件和技术文件分类编制。
 
  一是价格文件。根据目前通行的惯例,价格文件有《开标一览表》、《分项价格表》等表格,这些表格的每一小项都是必填项,不能填一项不填一项,而是要全部按实际规范填写。特别是《开标一览表》的填写必须和以后的商务文件、技术文件的内容在逻辑和内容上完全一致,但有的供应商就是异想天开,不按规矩来做事。如某IT采购项目,经密封性检查后,开始唱标环节,当唱到A供应商的《开标一览表》时,A供应商投标代表举手示意,说本公司的优惠报价没有唱出来,经唱标人和纪检工作人员现场查验《开标一览表》,确实没有优惠报价,这时A供应商投标代表又说,优惠报价可能在后面的商务或者技术文件中有,请求唱标人和纪检人员开启该公司商务和技术文件。工作人员根据87号令第五十九条第一款规定“投标文件中开标一览表(报价表)内容与投标文件中相应内容不一致的,以开标一览表(报价表)为准”,没有采纳A供应商投标代表的意见。如此这般,本来A供应商很有优势的投标报价就这样白白丧失掉,真是令人叹息!
 
  二是商务文件。商务文件是招标文件要求提供的包括公司资质、公司情况介绍、业绩和各种证件、报告等。这些文件资料各有要求,有的招标要求需提供影印件,有的是要求提供复印件。一些供应商认为影印件和复印件是一样,其实不然,复印件是指通过复印机所产生的,绝大多数为黑白色,另外,由于复印机用纸多为较薄的纸,所以复印件多为普纸物品。影印件是指通过影像设备来完成的,比如拍照、扫描等。通过这些设备处理出来的物件可以单色的,也可以黑白的,而且可以是普通纸,也可以是较厚的其它纸,如照片纸等。还有一个不同的是,复印件只能是纸质的,如果是影印件还可以成为电子档,方便通过网络进行传输。如果制作投标文件时忽视,不按照招标文件要求来做,则很难通过评审关。还有的投标供应商害怕自己的有关证照泄露出去,把相关资料拿在手里边,而不放到到投标中去,这其实也是一种非常糊涂的做法。在这些人的心目中,认为评审澄清环节中向评标委员会再展示会比装在投标文件中要好一些,其实这是没有弄清法律规范的要求,细看87号令第四十六条规定:“评标委员会负责具体评标事务,并独立履行下列职责:(一)审查、评价投标文件是否符合招标文件的商务、技术等实质性要求;”,再看一看87号令第五十七条对澄清的规定“投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式,并加盖公章,或者由法定代表人或其授权的代表签字。投标人的澄清、说明或者补正不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。”也就是说,投标文件没有响应的或者响应不充分的部分是不能澄清、说明、补正是不能超出投标文件范围的。其实在招标文件中,有一张非常重要的表格叫作《商务条款响应/偏离表》,只要按照招标文件的要求,在投标文件中一一响应和提供,然后再认真填写此表,相信商务文件应该不会出多大的纰漏。但在政府采购实践中,往往投标人只填写本表,但并没有按要求逐一提供招标文件所要求的文件资料,那其实是一种“放空炮”的可笑行为。
 
  三是技术文件。技术文件是指投标人提供产品的设计图纸,各种技术标准等技术资料。在招标文件中一般有《货物说明一览表》、《技术规格、参数响应/偏离表》等表格,以及投标货物符合招标文件规定的证明文件等要求,必须认真响应填写。这里最容易忽视的是《货物说明一览表》与投标文件所提供的投标货物符合招标文件规定的证明文件不一致的问题。如某高端扫描仪采购项目,B供应商投标技术文件的《货物说明一览表》写的S级,而从其投标文件所提供的货物证明文件来看,却是早先的E级,这就完全不能反映所提供投标货物的真实性。
 
  投标文件的密封
 
  一方面是认真检查。投标文件做好以后,在密封前,必须派专人检查投标文件的真实性和可靠性。一般来说分成三拨人进行检查,一拨人检查价格文件,主要看分项价格与总价是否有计算错误,另外要看所有的价格表述是否发生混乱,有没有“前言不搭后语”的问题;一拨人检查商务文件,看是否存在商务资料提供不全的现象;一拨人检查技术文件。看各种技术表格是否响应齐全,有没有前后矛盾的问题。以上检查,均要以招标文件和由此发出的所有公告、通知为参照物,切不可“顾前不顾后”。
 
  另一方面是细致密封。密封问题看似很简单,其实不然,做得不好前功尽弃。首先,必须按照招标文件规定的投标文件密封格式,认真制作密封条。一般来讲密封条的正面,必须载有“投标文件”字样,还应包括项目名称、采购计划编号、项目编号、投标人名称(加盖公章)、投标人地址、电话等内容。在封口条上载有“开标前不得启封(加盖公章)”字样。第二,《开标一览表》、正本必须独立封装,并明确在密封袋上标记“正本”字样。有的投标人怕麻烦,将《开标一览表》和投标文件正本合订一块,容易造成唱标投影不规范和有可能泄露投标文件的商业秘密。副本则可以封装在一起。有的投标人用一个纸箱将正副本单独封装后放在纸箱内,再将纸箱密封,这样做便于携带和不易破损,是一个值得推介的好方子。
 
  总之,投标文件的分类编制和密封工作是投标供应商打赢政府采购战役的第一阶段的要务,必须用“认真、扎实、充分”来武装头脑,切记不可敷衍了事。否则,自摆乌龙,那将是一场“赔了夫人又折兵”的亏本买卖。

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